Gérer son temps et réduire son stress.

temps-stress
S’il y a bien une façon pour améliorer de façon significative la réduction de votre stress, c’est bien en trouvant des méthodes de gestion de temps qui fonctionneront dans votre vie de tous les jours. J’ai l’habitude de gérer 10-15 projets dans mon horaire, petits et de longue haleine. Comment j’arrive à le faire?

Le système Rose Flash

J’ai un système. Si vous me connaissez, vous savez déjà que j’adore les systèmes, il organisent ma tendance ADHD. Donc mon système est la combinaison de 2 techniques et de quelques outils. Les voici:

1. La Technique Pomodoro

Donc la technique Pomodoro consiste à travailler pendant un laps de temps chronométré puis lorsque le timer sonne (le pomodoro est un timer de cuisine italien en forme de tomate) on lâche tout PEU IMPORTE SI VOUS AVEZ TERMINER VOTRE TÂCHE et on prend une courte pause. Cette période s’appelle un Pomodoro. Lorsque 4 Pomodoro se sont écoulés, on prend un grosse pause. POur ma part, un Pomodoro dure 25 minutes + 5 minutes de pause (donc 30 minutes en tout) et une grosse pause dure 30 minutes.

Vous pouvez en lire davantage sur le site web de Pomodoro.

2. GTD: Getting Things Done

Getting Things Done est une technique/processus inventé par David Allen, c’est de la «gestion d’actions». Voici le processus:

  1. Recensement : noter immédiatement tout projet qui retient l’attention – événement, objet, document, idée – et qui pourrait potentiellement requérir une action ultérieure.
  2. Traitement : formuler pour tout projet envisagé le résultat concret à produire. Dès qu’il y a plusieurs choses à faire pour parvenir à ce résultat concret, formuler la première action concrète par laquelle l’enclencher (notée sur la liste du contexte opératoire correspondant), les actions suivantes s’inscrivant dans un projet.
  3. Organisation : mise en place sans attendre des rappels pour les actions qui ne peuvent être exécutées immédiatement : soit dans un agenda (temps bloqué), soit dans une liste au contexte approprié (« À la maison », « Téléphone », « Achats »…), soit dans une liste « en attente » si une action est confiée à un tiers, soit placés dans un échéancier (notamment quand il y a des documents ou justificatifs), classement des données de référence.
  4. Revue : réexaminer très fréquemment – et passer au peigne fin au moins une fois par semaine dans la « revue hebdomadaire » – toutes les tâches et les projets en cours et nouveaux.
  5. Action : … de telle sorte que l’on puisse toujours se fier à ses listes d’actions dans le choix de ce à quoi il faut donner la priorité à un moment donné.

(source: wikipedia)

Ça semble très rigoureux et compliqué, cependant voici concrètement comment je l’applique en tandem avec le Pomodoro:

De concentrer mon temps sur une tâche à la fois sur un temps défini et court a pour but de me rendre efficace.

Le lundi je détermine une liste de tâches à accomplir pour la semaine, en ordre de priorité. Cette liste est écrite (voir photo) à la main et contient une colonne pour inscrire le nombre de Pomodoro complétés pour chaque tâche (ainsi je peux compiler mon temps pour mes projets par la même occasion). À noter que je regarde mes courriels dans un Pomodoro, et non pas à toute les 5 minutes. De concentrer mon temps sur une tâche à la fois sur un temps défini et court a pour but de me rendre efficace. J’ai pas le temps d’aller me perdre sur Facebook parce que je n’ai QUE 25 minutes pour faire ma recherche en ligne!

On a tendance à tout mettre urgent, ce qui a pour effet d’augmenter notre stress et réduire notre production.

Si j’ai des imprévus durant la semaine, j’inscris ceux-ci dans le bas de ma feuille et je les accomplis selon leur urgence. À noter que les vraies urgences sont rare. On a tendance à tout mettre urgent, ce qui a pour effet d’augmenter notre stress et réduire notre production. Les tâches non-accomplies pendant la semaine sont reportées à la suivante. Le vendredi je compile le temps de la semaine dans mon logiciel comptable.

Mes Outils:

J’utilise Basecamp pour gérer mes projets d’envergure. Il contient un calendrier de production et des listes de tâches à accomplir, en plus de pouvoir stocker des fichiers et pouvoir communiquer avec mes clientes.

J’utilise Time Out pour Mac, une application gratuite qui me permet de setter un timer pour travailler. Lorsque mon Pomodoro est terminé, mon écran devient illisible pour 5 minutes 🙂 Ça me force à me lever et à bouger.

————————-

Mes Outils (update 2015):

3 ans plus tard, j’ai changé les outils que j’utilise 🙂

Evernote est gratuit et a remplacé Basecamp; facile d’utilisation, je crée des note et comptabilise mon temps. Bonus: les notes se synchronisent sur ma tablette.

Evernote-sur-le-Web

 

Voilà ma technique Rose Flash pour gérer mon temps 🙂 Si vous l’essayez, laissez-moi savoir si ça a fait une différence dans votre productivité. Et vous, quels sont vos trucs et vos méthodes de gestions de temps pour réduire votre stress?

10 comments

  1. Geneuviève says:

    De très bonnes techniques! Que je connais et pourtant… que j’ai tendance à oublier d’utiliser parce que tout est trop ‘urgent’ 😉

    J’aime bien l’application Time Out, je ne connaissais pas, bon principe!

    Une organisatrice professionnelle était venue m’organiser chez nous il y a environ deux ans, elle a inscrit en noir sur un petit carton, que j’ai toujours: ‘Quelle est la tâche à accomplir dans ma liste qui me rapportera le plus grand bénéfice?’. Je trouve le carton bien utile!..

  2. Michelle says:

    http://www.flylady.net
    Je suis à commencer ce système mais j’adore le principe du « decluttering » en 15 minutes… on parle ici de la gestion du temps face au ménage… mais j’utilise le principe du 15 minutes pour pas mal plus d’affaires que ça!!!
    Et bien sûr M comme Muses m’aide beaucoup à faire de tout petit pas!!!

  3. Lucie Royal says:

    Je tombe sur cet article en juillet 2016, il est toujours d’actualité! Ma technique: 4 couleurs (ou ABCD si on est daltonien). Autrement dit je classe selon l’urgence, je fais les A dans la journée, les B dans la semaine, les C dans le mois et les D sont des choses à me rappeler, qui n’ont pas d’échéance connue. Je révise cette classification à chaque semaine, car les B deviennent des A etc.

Leave a Comment

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *