{ 5 jours d’organisation } jour 2: organisation de fichiers

Aujourd’hui je vous parle d’ organisation de fichiers. En fait je vous relais l’information qui vient de Fred, aka le cerveau gauche, bref celui qui m’organise. Fred a regardé dernièrement la façon dont j’organisais mes fichiers dans mon MAC et m’a fait promettre d’améliorer mon système.

Si tu as de la difficulté à te retrouver maintenant, imagine quand tu auras le double de clients, le triple de projets…

Il a raison, bien entendu. C’est le cas typique de la petite entreprise qui n’a pas le besoin de structure lors de sa création, mais qui se développe rapidement et… bien, mes fichiers sont si désorganisés qu’ils me font perdre du temps. Donc, on respire et on organise nos ordis groupe.

Systèmes-systèmes…

Il n’y a pas de règles d’or pour la création de systèmes d’organisation. L’important c’est qu’il fonctionne pour vos besoins et qu’il soit facile à instaurer, et surtout, à maintenir. Voici mon système qui est, bien sûr, pour une entreprise de services, donc avec une base récurrente de clients.

1- Créez-vous des numéros de clients:

Commencez par 001, de cette façon ils seront faciles à classer de façon numérique. Vous pouvez aussi leur attribuer des lettres (initiales), c’est plus facile à se repérer. Donc Rose Flash pourrait être 001-RF

2- Lorsque vous débuter un projet, attribuez-lui un numéro:

Une nouvelle soumission qui engendre un contrat auront le même numéro. Par exemple, 001-RF-0112-001, qui se lit comme suit: # de client-initiale du client-mois année- # de contrat.

3- Achetez-vous un disque dur externe:

…ou ouvrez-vous un compte Dropbox et archivez les projets complétés. Ne gardez que vos projets en cours d’ouverts.

4- Organisez vos fichiers:

J’ai un fichier Contrats Ouverts dans lequel sont organisés mes dossiers clients. Par exemple:

organisation de fichiers

J’ai bien entendu un fichier Contrats archivés où se retrouvent mes contrats terminés et compressés en format .zip.

5- Nommez vos documents intelligemment:

Bref, pas de untitled.jpg, soyez précis, surtout si ce sont des documents qui seront visionnés par votre client. Donc 001-RF_logo_CMYK.eps me dit que le fichier est le logo de Rose Flash en version CMYK (donc pour impression).

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Voilà, c’est pas super sorcier! Si vous n’avez pas encore de système en place mais que vous avez déjà des clients et des contrats, retroussez vos manches et mettez-vous à la tâche. 🙂 Z’allez vous remercier dans le futur!

En 5 minutes…

Le défi 5 minutes: Regardez autour de vous et trouvez 5 choses à jeter et faites-le illico!

2 comments

  1. Oui!

    Voilà exactement le genre d’idées qui permettent de sauver beaucoup de temps par la suite et de s’y retrouver plus facilement.

    Je suis assez organisée, mais je pense que je pourrais l’être davantage en mettant en pratique certains de tes trucs!

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